Proceso de Administración

Los directivos toman decisiones constantemente para conseguir los objetivos de la empresa, y lo hacen siguiendo un proceso de administración estructurado. Este proceso se divide en cuatro funciones principales que forman dos fases diferenciadas.

Las funciones de administración incluyen planificación, organización, gestión y control. La fase mecánica (planificación y organización) es más teórica y define qué hacer y cómo hacerlo. La fase dinámica (gestión y control) es práctica, donde se toman las decisiones reales y se evalúa si funcionan.

¡Recuerda! El control no es el final del proceso, sino que conecta con una nueva planificación para mejorar continuamente.

Función de Planificación

Planificar significa crear un plan de acción analizando la situación actual y estableciendo objetivos realistas con estrategias adecuadas. Es como hacer un mapa antes de emprender un viaje empresarial.

El proceso tiene cinco fases clave: analizar la situación (usando el método DAFO), fijar objetivos realistas, buscar alternativas posibles, decidir la mejor opción y controlar el cumplimiento para aprender de los errores.

Los planes de acción se clasifican según su alcance (misión, objetivos, estrategias, presupuestos), su tiempo (corto, medio o largo plazo) y su área (comercial, producción, inversión o recursos humanos). Cada tipo de plan tiene objetivos específicos pero todos buscan el mismo fin.

Dato clave: Los planes a largo plazo superan los 5 años, mientras que los de corto plazo duran menos de un año.

Función de Organización

Organizar consiste en diseñar una estructura que defina claramente las tareas, responsabilidades y autoridad de cada persona, además de establecer cómo se comunican entre ellos. Es como construir los cimientos de un edificio empresarial.

Los pasos fundamentales incluyen determinar jerarquías (quién manda a quién), definir funciones específicas de cada trabajador, establecer canales de autoridad y crear vías de comunicación efectivas.

La comunicación empresarial puede ser externa (con clientes, proveedores, bancos) o interna. La comunicación interna se divide en vertical (ascendente de empleados a jefes, descendente de jefes a empleados) y horizontal (entre personas del mismo nivel jerárquico).

Importante: Una buena organización del trabajo coordina todos los recursos disponibles con el mínimo coste y esfuerzo posible.

Teorías de Organización del Trabajo

El taylorismo de Taylor buscaba incrementar la productividad eliminando tiempos muertos y especializando al máximo a los trabajadores. Sin embargo, esta rigidez acabó desmotivando a los empleados y siendo menos productiva.

Fayol mejoró esta teoría creando el concepto de "unidad de mando" (cada persona depende de un único supervisor) y estableciendo principios como la división del trabajo, jerarquía definida y remuneración equitativa.

La teoría de las relaciones humanas de Elton Mayo surgió como crítica al taylorismo. Demostró que existen incentivos más allá de los económicos y que un trabajador motivado es más productivo que uno programado como una máquina.

Reflexión: Las teorías modernas como las de Maslow y Herzberg confirman que la conducta y motivación del trabajador son clave para la productividad.

Departamentalización y Organigramas

La organización formal define intencionalmente la estructura empresarial para lograr objetivos específicos. Debe ser clara, bien definida e identificada para que cada persona conozca sus funciones y responsabilidades.

Los departamentos se pueden clasificar por zonas geográficas (Granada norte, Andalucía oriental), por función (corte, confección), por procesos (fases de producción), por productos o según las necesidades específicas de cada empresa.

Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura organizativa que deben ser fáciles de entender. Se clasifican por forma (verticales, horizontales, radiales), finalidad (informativos, análisis), extensión (generales, detallados) y contenido (estructurales, personal, funcionales).

Tip de estudio: Los organigramas verticales son los más comunes, con la autoridad arriba y subordinados debajo.

Modelos de Estructura Organizativa

El modelo lineal o jerárquico es típico de las PYMES y el más conservador. Sus ventajas incluyen simplicidad, autoridad bien definida y rapidez en decisiones, pero tiene inconvenientes como poca especialización directiva y falta de flexibilidad ante cambios.

El modelo funcional utiliza jefes especialistas en tareas concretas, donde los subordinados pueden depender de varios superiores. Esto permite comunicación directa entre niveles pero puede generar conflictos al recibir órdenes de múltiples jefes.

El modelo staff combina la estructura jerárquica tradicional con asesores especializados que no tienen autoridad directa. Aporta conocimiento especializado manteniendo la unidad de mando, aunque las decisiones pueden ser más lentas y costosas.

Para el examen: Recuerda que cada modelo tiene ventajas e inconvenientes específicos según el tipo y tamaño de empresa.