Función de planificación

La función de planificación es crucial en el proceso administrativo. Consiste en elaborar un plan basado en la situación actual y del entorno, estableciendo objetivos, diseñando estrategias y controlando su cumplimiento.

Las etapas de la planificación son:

1. Analizar la situación de partida
2. Establecer objetivos y definir estrategias
3. Analizar los puntos fuertes y débiles de cada estrategia
4. Controlar y determinar las desviaciones

Definition: Planificación - Proceso de elaborar un plan basado en la situación actual y del entorno, estableciendo objetivos y estrategias.

La planificación se clasifica según diferentes criterios:

1. Según su alcance y amplitud: Misión Objetivos Estrategias Políticas Procedimientos Reglas Presupuestos
2. Según su ámbito temporal: Planes a largo plazo (más de 5 años) Planes a medio plazo (1-5 años) Planes a corto plazo (menos de 1 año)
3. Según su funcionalidad: Área comercial Área de producción Área de inversión y financiación Área de recursos humanos

Example: Un plan a largo plazo podría ser la expansión internacional de una empresa, mientras que un plan a corto plazo podría ser una campaña de marketing trimestral.

Función de organización

La función de organización es esencial en el proceso administrativo de una empresa. Su objetivo principal es diseñar una estructura que defina las tareas, responsabilidades y autoridad de cada miembro de la empresa. Además, busca ordenar las relaciones entre las diversas tareas y áreas de funcionamiento.

Definition: Organización - Función que diseña la estructura empresarial, definiendo tareas, responsabilidades y relaciones entre áreas.

La organización del trabajo

La organización del trabajo ha evolucionado a lo largo de la historia:

• Desde el inicio de la humanidad, las sociedades se han organizado para mejorar sus tareas (caza, pesca, etc.).
• La necesidad de organizar el trabajo en las empresas surgió en el siglo XIX con la Revolución Industrial.
• Es una ciencia relativamente moderna que continúa desarrollándose.

Highlight: La organización del trabajo en las empresas es una disciplina que surgió con la Revolución Industrial y sigue evolucionando hasta nuestros días.

La función de organización es crucial para establecer una estructura eficiente que permita a la empresa alcanzar sus objetivos. Esta función determina cómo se distribuyen las tareas, quién responde ante quién y cómo se coordinan las diferentes actividades.

Example: En una empresa manufacturera, la función de organización podría implicar la creación de departamentos como producción, ventas, recursos humanos y finanzas, cada uno con sus propias responsabilidades y líneas de autoridad.

La Motivación y Teorías Organizacionales en la Empresa

La función de organización empresarial se fundamenta en diversas teorías motivacionales que explican el comportamiento humano en el entorno laboral. La Pirámide de Maslow establece una jerarquía de necesidades que influyen en la motivación del personal, comenzando con las necesidades básicas hasta llegar a la autorrealización.

Definición: La Pirámide de Maslow categoriza las necesidades humanas en cinco niveles ascendentes: fisiológicas, seguridad, sociales, autoestima y autorrealización.

La teoría bifactorial de Herzberg complementa este modelo identificando dos tipos de factores que afectan la satisfacción laboral: los factores de higiene (extrínsecos) y los factores de motivación (intrínsecos). Los primeros previenen la insatisfacción mientras que los segundos generan satisfacción positiva.

Ejemplo: Los factores de higiene incluyen el salario y las condiciones laborales, mientras que los factores motivacionales comprenden el reconocimiento y las oportunidades de desarrollo profesional.

McGregor desarrolló las teorías X e Y, que representan visiones opuestas sobre la naturaleza humana en el trabajo. La teoría X asume una visión negativa donde los trabajadores evitan responsabilidades, mientras que la teoría Y propone una perspectiva positiva donde los empleados buscan activamente el desarrollo y la responsabilidad.

Organización y División del Trabajo

Los procesos administrativos de una empresa se fundamentan en la división del trabajo, un concepto esencial para la eficiencia organizacional. Esta división permite la especialización de los trabajadores y la creación de departamentos específicos.

Destacado: La departamentalización puede realizarse por funciones, zonas geográficas, productos o procesos, cada una con sus ventajas y desafíos específicos.

La estructura organizativa formal establece las relaciones jerárquicas y los canales de comunicación oficiales. Los diferentes tipos de departamentalización incluyen:

• Funcional: agrupa trabajadores según su especialización
• Geográfica: organiza según zonas de mercado
• Por productos: divide según líneas de producción
• Por procesos: segmenta según etapas productivas

Vocabulario: La departamentalización funcional es la más común en las fases del proceso administrativo, permitiendo una clara definición de responsabilidades y especialización.

Comunicación y Relaciones Organizacionales

La comunicación interna es fundamental en los procesos de gestión administrativa. Se clasifica en vertical (ascendente y descendente) y horizontal, cada una cumpliendo funciones específicas en la organización.

Definición: La comunicación vertical ascendente fluye desde los empleados hacia la dirección, mientras que la descendente va desde la dirección hacia los subordinados.

Las relaciones organizacionales pueden ser:

• Lineales: basadas en la cadena de mando directa
• Staff: involucran asesoramiento especializado
• Funcionales: establecen autoridad específica por área de especialización

Los modelos de estructura organizativa definen cómo se configuran estas relaciones, incluyendo:

• Modelo lineal o jerárquico
• Modelo funcional
• Modelo en línea y staff
• Modelo matricial

Organigramas y Estructura Organizacional

Los organigramas son herramientas fundamentales para visualizar la estructura formal de la empresa, siendo esenciales en los procesos administrativos ejemplos. Se clasifican según diversos criterios:

Ejemplo: Un organigrama vertical muestra la jerarquía desde la alta dirección hasta los niveles operativos, mientras que uno horizontal presenta las relaciones de autoridad de izquierda a derecha.

Los tipos principales incluyen:

• Según su forma: verticales, horizontales y radiales
• Según su finalidad: informativos y de análisis
• Según su extensión: generales y detallados
• Según su contenido: estructurales, de personal y funcionales

Destacado: La organización informal coexiste con la formal, surgiendo de manera espontánea entre los miembros de la empresa y complementando las estructuras oficiales.

La Estructura y Dirección en la Gestión Empresarial

La organización de la empresa se divide en dos estructuras fundamentales: la organización formal e informal, cada una con características distintivas que influyen en el funcionamiento empresarial. La estructura formal representa el esquema oficial establecido por la dirección, mientras que la informal surge de manera espontánea entre los empleados.

En la organización formal, los procesos administrativos de una empresa siguen una jerarquía claramente definida. Los directivos establecen relaciones basadas en posiciones jerárquicas, comunican mediante documentos oficiales y organizan grupos en unidades o departamentos específicos para maximizar la eficacia y eficiencia. Esta estructura forma parte esencial de las fases del proceso administrativo, donde la autoridad fluye de manera vertical desde la alta dirección.

La función de dirección se desarrolla en tres niveles jerárquicos distintos. La alta dirección, ubicada en la cúspide, toma decisiones estratégicas a largo plazo y supervisa el funcionamiento global. El nivel intermedio, compuesto por directivos de fábrica y jefes de departamento, ejecuta y controla los planes estratégicos. El nivel operativo mantiene contacto directo con los trabajadores, asignando tareas específicas y evaluando su ejecución diaria.

Definición: La gestión directiva es el proceso mediante el cual se guía y coordina el trabajo de las personas para alcanzar los objetivos organizacionales establecidos.

Estructuras Organizativas y Comunicación Empresarial

Los modelos organizativos de una empresa contemplan tanto la estructura formal como la informal, cada una con sus propias características y dinámicas de funcionamiento. En la estructura informal, las relaciones se desarrollan de manera espontánea, basadas en lazos de amistad o afinidad, y las actividades pueden no estar directamente alineadas con los objetivos empresariales.

La comunicación en los procesos de gestión administrativa varía según el tipo de estructura. En la formal, se utilizan canales oficiales como memorandos y comunicados escritos, mientras que en la informal predominan los rumores y las conversaciones informales durante los descansos. Esta dualidad en la comunicación influye significativamente en el flujo de información dentro de la organización.

Los grupos en la estructura informal se forman principalmente por afinidad personal, priorizando la emotividad y afectividad en las relaciones. El liderazgo en estos grupos emerge de manera natural, siendo reconocido por los propios compañeros, a diferencia del liderazgo formal establecido por la jerarquía organizacional.

Ejemplo: En una empresa manufacturera, mientras existe un organigrama oficial que establece las líneas de autoridad y comunicación, los empleados pueden formar grupos informales durante los almuerzos donde comparten información y establecen relaciones personales que influyen en la dinámica laboral.

Proceso de administración: concepto y fases

El proceso administrativo se refiere al conjunto de funciones y actividades que realiza la administración de una empresa para lograr sus objetivos. Se compone de dos fases principales:

1. Fase mecánica: Planificación: Determina los objetivos y las estrategias para alcanzarlos. Organización: Establece la estructura organizativa, distribuye tareas y responsabilidades.
2. Fase dinámica: Gestión o Dirección: Orienta los recursos humanos hacia los objetivos empresariales. Control: Compara los resultados obtenidos con los objetivos planificados.

Highlight: Las cuatro funciones principales del proceso administrativo son planificación, organización, dirección y control.

Vocabulary: Proceso administrativo - Conjunto de funciones y actividades realizadas por la administración para lograr los objetivos empresariales.